Hướng dẫn sử dụng Hàm SUMIF và SUMIFS trong Excel

1. Giới thiệu

Excel là một công cụ phổ biến được sử dụng để thực hiện các phép tính và phân tích dữ liệu trong nhiều lĩnh vực. Hàm SUMIF và SUMIFS là hai trong số những hàm mạnh mẽ của Excel, giúp tổng hợp dữ liệu dựa trên các tiêu chí xác định. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS trong Excel để giải quyết các tình huống thực tế.

2. Hàm SUMIF trong Excel

Hàm SUMIF là một hàm tổng hợp trong Excel được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên một tiêu chí xác định. Hàm này có cú pháp như sau:

Trong đó:

phạm_vi: là phạm vi chứa các giá trị cần được kiểm tra.
tiêu_chí: là tiêu chí mà các giá trị trong phạm_vi phải thỏa mãn để được tính tổng.
phạm_vi_tổng_hợp (tùy chọn): là phạm vi chứa các giá trị cần được tổng hợp. Nếu không được chỉ định, phạm_vi_tổng_hợp sẽ được coi là bằng phạm_vi.

3. Cú pháp và cách sử dụng hàm SUMIF

Để sử dụng hàm SUMIF, chúng ta cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở một tệp Excel mới hoặc chọn một ô trong bảng tính hiện có.

Bước 2: Nhập dữ liệu vào phạm vi mà bạn muốn tính tổng.

Bước 3: Nhập tiêu chí vào một ô riêng biệt hoặc trực tiếp vào hàm SUMIF.

Bước 4: Chọn một ô để hiển thị kết quả của hàm SUMIF.

Bước 5: Nhập công thức =SUMIF(phạm_vi, tiêu_chí, [phạm_vi_tổng_hợp]) vào ô hiển thị kết quả.

4. Ví dụ về sử dụng hàm SUMIF

Giả sử chúng ta có một bảng tính chứa danh sách các sản phẩm và số lượng bán ra trong tháng. Chúng ta muốn tính tổng số lượng các sản phẩm có giá trị lớn hơn 100.000 đồng. Để làm điều này, chúng ta có thể sử dụng hàm SUMIF như sau:

Trong đó:

A2:A10 là phạm vi chứa các giá trị sản phẩm.
">100000" là tiêu chí mà các giá trị trong A2:A10 phải thỏa mãn.
B2:B10 là phạm vi chứa các giá trị số lượng.

5. Hàm SUMIFS trong Excel

Hàm SUMIFS cũng là một hàm tổng hợp trong Excel, nhưng cho phép chúng ta tổng hợp dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí xác định. Hàm này có cú pháp như sau:

Trong đó:

phạm_vi_tổng_hợp: là phạm vi chứa các giá trị cần được tổng hợp.
phạm_vi1, phạm_vi2, …: là các phạm vi chứa các giá trị cần được kiểm tra.
tiêu_chí1, tiêu_chí2, …: là các tiêu chí mà các giá trị trong các phạm vi tương ứng phải thỏa mãn.

6. Cú pháp và cách sử dụng hàm SUMIFS

Để sử dụng hàm SUMIFS, chúng ta cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở một tệp Excel mới hoặc chọn một ô trong bảng tính hiện có.

Bước 2: Nhập dữ liệu vào các phạm vi mà bạn muốn tính tổng và các tiêu chí tương ứng.

Bước 3: Chọn một ô để hiển thị kết quả của hàm SUMIFS.

Bước 4: Nhập công thức =SUMIFS(phạm_vi_tổng_hợp, phạm_vi1, tiêu_chí1, [phạm_vi2, tiêu_chí2], ...) vào ô hiển thị kết quả.

7. Ví dụ về sử dụng hàm SUMIFS

Giả sử chúng ta có một bảng tính chứa danh sách các sản phẩm, số lượng bán ra trong tháng và khu vực bán hàng. Chúng ta muốn tính tổng số lượng các sản phẩm có giá trị lớn hơn 100.000 đồng và được bán trong khu vực “Miền Nam”. Để làm điều này, chúng ta có thể sử dụng hàm SUMIFS như sau:

Trong đó:

B2:B10 là phạm vi chứa các giá trị số lượng.
A2:A10 là phạm vi chứa các giá trị sản phẩm.
">100000" là tiêu chí mà các giá trị trong A2:A10 phải thỏa mãn.
C2:C10 là phạm vi chứa các giá trị khu vực.
"Miền Nam" là tiêu chí mà các giá trị trong C2:C10 phải thỏa mãn.

8. So sánh hàm SUMIF và SUMIFS

Hàm SUMIF và SUMIFS có điểm tương đồng là cả hai đều được sử dụng để tổng hợp dữ liệu trong Excel dựa trên tiêu chí xác định. Tuy nhiên, có một số khác biệt quan trọng giữa hai hàm này:

Hàm SUMIF chỉ cho phép chúng ta sử dụng một tiêu chí duy nhất để kiểm tra và tính tổng dữ liệu.
Hàm SUMIFS cho phép chúng ta sử dụng nhiều tiêu chí khác nhau để kiểm tra và tính tổng dữ liệu.

9. Đặc điểm và lợi ích của hàm SUMIF và SUMIFS

Hàm SUMIF và SUMIFS giúp chúng ta tổng hợp dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng trong Excel.
Chúng ta có thể sử dụng hàm này trong nhiều tình huống khác nhau, như tính tổng các đơn hàng theo tháng, theo khu vực, theo nhóm sản phẩm, và nhiều hơn nữa.
Cú pháp đơn giản và dễ hiểu, giúp người dùng dễ dàng sử dụng và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.

10. Các lưu ý khi sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS

Khi sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS trong Excel, chúng ta cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

Các tiêu chí trong hàm SUMIF và SUMIFS phải được đưa vào dưới dạng chuỗi hoặc tham chiếu đến ô chứa chuỗi.
Đối với các tiêu chí có giá trị là văn bản, chúng ta cần đặt trong dấu nháy kép (“”).
Đối với các tiêu chí có giá trị là số, chúng ta có thể sử dụng các toán tử so sánh như “=”, “>”, “<“, “>=”, “<=”, “<>”.

11. Tóm tắt

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về hai hàm tổng hợp mạnh mẽ trong Excel là SUMIF và SUMIFS. Chúng ta đã biết cách sử dụng cú pháp và áp dụng chúng vào các tình huống thực tế. Sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS, chúng ta có thể tổng hợp dữ liệu một cách linh hoạt và nhanh chóng trong Excel.

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Hàm SUMIF và SUMIFS có thể sử dụng trên các phiên bản Excel nào?

Hàm SUMIF và SUMIFS có sẵn trên các phiên bản Excel từ Excel 2007 trở lên.

2. Tôi có thể sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS trên các phạm vi không liên tiếp?

Có, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS trên các phạm vi không liên tiếp bằng cách sử dụng phạm vi kết hợp (ví dụ: A1:A5,D1:D5).

3. Tôi có thể sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS trong Excel trên các bảng tính khác nhau không?

Có, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF và SUMIFS trên các bảng tính khác nhau trong Excel bằng cách sử dụng tham chiếu đến các bảng tính khác nhau.

4. Hàm SUMIF và SUMIFS có giới hạn về số lượng tiêu chí không?

Không, không có giới hạn về số lượng tiêu chí trong hàm SUMIF và SUMIFS. Bạn có thể sử dụng nhiều tiêu chí tùy thích cho đến khi đáp ứng được yêu cầu của bạn.